Hortivis ordnet sein Büro neu.
Hortivis ist ein Betrieb für Garten- und Landschaftsbau, Gartenpflege und Hausmeisterdienste aus Blankenfelde im Süden von Berlin.
Neue Software, ein KI-Assistent und Datenschutz zuerst.
Hortivis hatte gerade eine neue Branchensoftware für Angebote, Rechnungen und Termine abonniert. Gleichzeitig sollte ein KI-Assistent Büroarbeit und Marketing entlasten. Datenschutz hatte von Anfang an Vorrang, Programmierkenntnisse gab es im Betrieb nicht.
Fünf Schritte bis zum Pilot.
Aufgaben erfasst
Die Büroaufgaben wurden vollständig erfasst und nach Nutzen und Datenschutzrisiko geordnet.
Wege verglichen
Mehrere technische Wege für den KI-Assistenten wurden nach Kosten, Verarbeitungsort der Daten und Bedienbarkeit verglichen.
Anbieter befragt
An den Softwareanbieter ging ein Fragenkatalog zu Schnittstellen und Datenexport. Sein Vertrag zur Auftragsverarbeitung wurde geprüft und mit konkreten Rückfragen beantwortet.
Risiko eingeordnet
Eine Schwellwertanalyse klärte, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist und welche Aufgaben der Assistent übernehmen darf.
Pilot gestartet
Der Assistent startete im Pilot nur mit Aufgaben ohne Kunden- und Beschäftigtendaten, etwa Preisrecherche und Entwürfe für Beiträge in sozialen Medien. Alles, was den Betrieb verlässt, gibt ein Mensch frei. Jede Aktion wird protokolliert.
Noch keine Zahlen. Bewusst.
Der Pilot läuft seit Ende Oktober 2026. Nach der Pilotphase wird entschieden, auf welcher Plattform der Assistent dauerhaft arbeitet und welche weiteren Aufgaben er übernimmt. Dieses Fallbeispiel wird dann ergänzt.
Hortivis wird von meinem Ehemann geführt. Das Projekt läuft deshalb nach denselben Regeln wie jeder andere Auftrag: mit schriftlichem Auftrag, Dokumentation und Abrechnung.
Wie sähe das in Ihrem Betrieb aus?
Die Erstanalyse zeigt, wo Ihr Betrieb Zeit verliert und welche Schritte sich lohnen. Zum Festpreis, mit schriftlichem Ergebnis.
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